Propiedades De Los Campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

Cálculos Y Sumarios

Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemáticas sobre los registros. Así, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada empleado. En la mayor parte de las bases de datos, los datos procedentes de los cálculos no quedan almacenados aumentando el tamaño de la base de datos, si no que sólo queda guardada la operación o fórmula.

También es posible realizar operaciones y cálculos estadísticos sobre el total de los registros: el programa puede calcular el número de médicos que trabajan en el hospital o en cada departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se les suele denominar sumarios porque son resultado de cálculos sobre grupos de registros.

TiPoS De ReLaCiOnEs

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, una cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla lineas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

Bases de datos estaticas y dinamicas

Bases de datos estáticas:
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar desiciones.

Bases de datos dinamica:
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

base de datos

¿Que es una base de datos?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se estudian en informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de datos de Carácter Personal. (LOPD).
Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al criterio elegido para su clasificación:
· Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.
· Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.
Según el contenido
· Bases de datos bibliográficas
Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resúmen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque sino estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias—ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.
· Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.
Directorios
Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.
Banco de imágenes, audio, video, multimedia, etc.
Bases de datos o "bibliotecas" de información Biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:
Aquellas que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
Las bases de datos de rutas metabólicas
Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas
Bases de datos clínicas
Bases de datos bibliográficas (biológicas)
Modelos de bases de datos
Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.
Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:
· Bases de datos jerárquicas
Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.
· Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.
· Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:
Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.
Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.
Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.
· Bases de datos documentales
Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.
· Base de datos deductivas
Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. También las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lógica, a raíz de que se basan en lógica matemática.
· Gestión de bases de datos distribuida
La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red. Surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera

Introducir datos en la tabla

Si se accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la tabla no presenta ningún registro, ya que aún no se han introducido datos en ella. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de esta forma los registros (registro es el equivalente a ficha de un archivo tradicional).

Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el icono de una flecha q indica hacia la derecha a la izquierda del mismo.

Al empezar a introducir el dato el icono anterior presenta el aspecto de un lápiz. Esto indica que en esa fila, que en ese registro, se están introduciendo datos. También podemos observar como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco, representado por el icono * a su izquierda, esto indica la posibilidad de introducir un nuevo registro.

Según se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro éstos se van guardando en la base de datos. De campo a campo se avanza mediante la tecla Intro o bien mediante la tecla de tabulación.

De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios. Una vez introducidos los registros se podría cerrar la tabla. Desde el panel de tablas vemos la tabla como elemento, y para volver a ver los datos basta con abrirla simplemente haciendo doble clic en ella. De desear añadir mas registros, lo podremos hacer pulsando sobre el botón de la barra de herramientas (flecha hacia la derecha + *) o bien desde al botón similar que encontramos en la parte inferior izquierda de la tabla junto a los botones de avance, retroceso, primer registro, último registro . También para añadir mas registros lo podremos realizar entrando en el menú de insertar: (insertar, nuevo registro)

Bases de datos relacional

Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San Jose(California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalizacion de una base de datos.
Durante los años '80 (1980-1989) la aparición de DBase produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.

Base de datos de red

Una base de datos de red como su nombre lo indica, esta formado por una colección de registros, los cuales están conectados entre sí por medio de enlaces. El registro es similar al de una entidad como las empleadas en el modelo entidad relación.
Un registro es una colección de campos (atributos), cada uno de los cuales contiene solamente almacenado un solo valor, el enlace es la asociación entre dos registros exclusivamente, así que podemos verla como una relación estrictamente binaria.
Una estructura de datos de red, llamada algunas veces estructura de plex, abarca más que la estructura de árbol porque un nodo hijo en la estructura red puede tener más de un padre. En otras palabras, las restricción de que un árbol jerarquico cada hijo puede tener un solo padre, se hace menos severa. Así, la estructura de árbol se puede considerar como un caso especial de la estructura de red.

Los Posteos

Se deberá postear sobre los siguientes items:

¿Qué es una base de datos?
Tabla o fichero, registro y campo

Tipos de campos

Tipos de base de datos: planas y relacionales

Ejemplo de base de datos relacional

Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos

Bases de datos de red

Utilidad de una base de datos

Ordenar datos

Búsquedas

Formularios e informes

Formularios

Informes

Cálculos y sumarios

Creación de una base de datos con Access

¿Cómo crear un fichero de base de datos?

Crear un nuevo fichero de base de datos

Los menús de Access

Las tablas

¿Cómo crear una tabla?

Las Vistas de la tabla

Vista Hoja de datos

Vista Diseño

Insertar un campo

Introducir el nombre del campo

Elegir el tipo de dato

Mover un campo

La clave principal

Tipos de clave principal

Guardar la tabla

Abrir y trabajar una tabla

Introducir datos en la tabla

Los campos

Nombre del campo

Tipo de datos

Descripción

Propiedades de los campos

Tamaño del campo

Máscara de entrada

Regla de validación

Texto de validación

Los formularios

Crear formularios

Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar

Ordenar Registros

Filtro por selección

Filtro por formulario

Consultas a la base de datos
¿Qué puede hacer una consulta?

Tipos de consultas
¿Cómo crear una consulta?

Tipos de relaciones

Relación uno a uno

Relación uno a varios

Relación varios a varios

Tipos De Datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:

• 
  Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
• 
  Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
• 
  Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
• 
  Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
• 
  Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
• 
  Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
• 
  Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
• 
  Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

• 
  Texto: el texto que aparece en el campo o control.
• 
  Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
• 
  Subdirección: posición dentro del archivo o página.
• 
  Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Prediseño de una Base de Datos

Antes de proceder a crear una base de datos son éstas las decisiones que debemos tomar:

1- Decidir los campos que vamos a necesitar: antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber que campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo si es una base de datos de libros necesitaríamos crear los campos especiales para Autor, Titulo, Editorial, etc.
2- El tipo de información para cada campo: una vez definidos los campos tenemos que saber que tipo de datos tendría cada campo, los mas utilizados son texto, numero y fecha pero no son los únicos, como los veremos mas adelante.
3- Diseñar la estructura: implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.
4- Establecer relaciones entre tablas: por ejemplo si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están el de la tabla de autores, debes establecer una relación entre las tablas. Este proceso se llama normalización.
5- Designar los campos como claves principales: la clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no deberíamos omitir en el proceso de la creación de una base de datos.
6- Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.

foto con la vagancia

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

-Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
-En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
-Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
-Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
-Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
-Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

¿Còmo està constituida la Ventana de Base de Datos?.

La ventana de base de datos presenta un nuevo interfaz con la orientaciòn vertical que facilita la localizaciòn de los objetos de la base de datos de Access.
El àrea de objetos en la parte izquierda de la ventana està formada por la barra de objetos y la barra de grupos.
En la barra de objetos se sitùan los diferentes tipos de objetos que podemos manipular. Por otra parte en la barra de grupos se pueden organizar diferentes tipos de objetos de base de datos. Una vez seleccionado el tipo de objetos que queremos editar, pulsando el botòn Nuevo crearemos un nuevo objeto, con Abrir se muestran los datos segùn el tipo de objeto seleccionado y con Diseño podremos cambiar el formato o estructura del objeto elegido.
Los distintos tipos de objetos de una base de datos son:
TABLA: Unidad principal de almacenamiento en la que se guarda un conjunto de datos sobre un tema concreto ( por ejemplo, clientes, proveedores, pedidos, etc). En una tabla los datos se disponen en filas, llamadas registros, y en columnas, denominadas campos.
CONSULTA: Objeto con un conjunto de criterios que se aplican a varios datos contenidos en las tablas con el fin de extraer y presentar la informaciòn de distintas formas.
FORMULARIO: Es un elemento que permite introducir, cambiar y ver registros de datos con un diseño personalizado.
INFORME: Permite imprimir registros con un diseño personalizado.
Por ello, podrà imprimir informes con càlculos de subtotales, etiquetas de correos, etc.
PÀGINA: La pàgina de acceso a datos es un nuevo objeto de Access 2000 que permite publicar datos en internet para realizar entrada de datos ( por ejemplo de ventas de proveedores) y anàlisis e informes de los mismos.
MACRO: Es un conjunto de òrdenes, cada una de las cuales ejecuta una acciòn determinada. Asì puede crear macros para automatizar sus tareas màs frecuentes.
MÒDULO: Es un conjunto de instrucciones y procedimientos en el lenguaje Visual Basic que le permite automatizar tareas de la base de datos.

Una Base de datos es...

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.