Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono "nuevo" se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:
-Vista Hoja de datos: consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
-Vista diseño: este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc. Es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
-Asistente para tablas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
-Importar tabla: consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
-Vincular tabla: consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
-Vista Hoja de datos: consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
-Vista diseño: este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc. Es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
-Asistente para tablas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
-Importar tabla: consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
-Vincular tabla: consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño.
Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.
Aparecerá la ventana Diseño de tabla
En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla.
Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas.
Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.
Aparecerá la ventana Diseño de tabla
En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla.
Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas.
O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como explicaremos a continuación.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
-Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
-Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono "Clave principal".
-Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
-Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono "Clave principal".
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
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